Este caso nos rfleja una situación critica en el proceso de abastecimiento de una clinica, que tiene como objetivo primario , cuidar y mejorar las condiciones de vida de sus pacientes.
Vemos como la logistica de esta empresa no se encuentra orientada a procesos y es necesario establecer una rorganización de la misma.
Igualmente nos encontramos en una clinica , quien tiene que desarrollar una logistica especializada , ya que se trata de un transplante , donde el servicio es recibido directamente por el paciente. Esta consideracion es importante establecer para definir un proceso relacionado con la logistica de acuerdo on la cadena productiva y de valor.
Como veran , hay confusión, entonces me pregunto... una clinica especializada, con mucha fama en este tipo de transplantes, como puede ocurrir que no se teng certeza de que opraron a un paciente?
Los sistemas de informacion estan a lo largo de la red de operaciones de la clinica y una falla en cualquier punto (data de pacienetes) en este caso genera que la cadena de actividades se vea totalmente afectada.
Juan tuvo un transplante de riñon, una segunda oportunidad para mejorar su calidad de vida, la cual no fue bien suplida por la clinica al no contar con un elemento de mantenimiento. El proceso "operacion" fue exitosa, los controles que debia tener la clinica "mantenimiento" del paciente no se dieron por falta de compromiso de un elemento de la cadena de suministros.
La información no está fluyendo de la manera adecuada en esta institución; al programarse una cirugía de transplante de cualquier órgano se debe verificar si se cuenta con los recursos preoperatorios como postoperatorios para poder proceder a realizar dicha cirugía; no hubo sincronización dentro de los procesos internos de la clínica; lo que la sacaría del círculos de entidad "especializada"
Primero hay un problema de seguimiento a las labores realizadas, en muchas de las organizaciones es muy común que se realizan las actividades pero no se hace seguimiento a su efectividad o cumplimiento, o si tuvo algún impacto en algún proceso de la empresa. A nivel organizacional, se actúa funcionalmente para tratamientos que requieren niveles organizacionales por procesos
El proceso de compras debe estar en cabeza de una persona responsable, con formacion medica y comprometida con la clinica. Deben tener alarmas en diferentes niveles para que no se presente desabastecimiento y contar con planes B de abastecimiento con otras clinicas.
L afalta de competencias de las personas encargadas en procesos claves genera que los procesos queden en manos de personal que aunque tengan las ganas de aportar no tienen la formación adecuada. La cultura organizacional es deficiente en cuanto a cumplimiento de procesos por lo uqe la improvisación (contratacion rapida y por amistad en este caso)genera daños a los procesos de cada area. La falta de interaccion entre clientes y proveedores internos genera demoras en la realización de tareas vitales para la clinica; adicionalmente la falta de seguimiento y control a los requerimientos por parte tanto de los encargados directos del proceso, como de los jefes inmediatos.
El inconvenientes es que la clinica no tiene etablecidos los proceso o no los lleva a cabo, ejemplo el caso de contratación no se realizo el proceso como es.
Una clinica especializada no podria realizar un procedimiento tan delicado sin verificar los suministro ...no esta funcionando el sistema de calidad.... no funciona los sistemas de alertas para un medicamento tan delicado...falta gestion de abastecimiento....falta compromiso del personal no es posible que el del inventario se quedo con lo correos y no actua antes.... el departamento de gestion humana pasa por encima los procedimientos por amistad
La direccion como cabeza visible de la organizacion debe tomar las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de los procesos, en actividades criticas, se deben definir los controles y estos deben ser claros y coherentes y realizar el seguimiento correspondiente
En la clínica pueden tener definidos los procesos pero claramente se evidencia un grave problema en la función control. Cómo es posible que la persona a cargo del proceso de compras haya sido seleccionado por influencia de su amigo. Los procedimientos deben ser muy precisos y más aún tratándose de que un error puede cobrar la vida de un ser humano.
En primera instancia considero que un paso a seguir seria validar el flujo del proceso de actividades princiales de la clinica para realizar un mapa de integracion de areas, las responsabilidades de cada una y el flujo de información para clientes y proveedores internos de la clinica. Esto incluye procedimientos de seguimiento y control a dichas actividades.
Definitivamente existe un problema de organización y de orden no solamente logístico, sino administrativo. Si me parece importante concentrarnos en el eje del negocio "los pacientes", pero no se puede dejar de lado los controles administrativos (uso de los fondos de caja menor), el manejo debe ser integral, la compañía debe avanzar paralelamente en todos los frentes.
oscar lizarazo, que eapas incluye un proceso com eque nos esas describiendo? como se engrana con abastecimiento? cmo se estructura un abastecimieno en esa cinica qu no genere estos problemas?
Pirmero la definicón de los cargos que son necesarios para el desarrollo de la estructura. Para las organizaciones debe ser claro el proceso de selección, que se debe manejar para cada cargo y de manos de los gerentes esta hacer la validación de las competencias.
Una burocracia demasiado esquematizada, hace que en las empresas se queden muchas cosas sin solucion. En este caso hubo un fallo general ene l esquema de administracion, ya que la falta de control y seguimiento, repercutió en la perdida de una vida.
La clínica tendría que estructurarse desde su gerente general para abajo, transformando las actividades funcionales con frontera (hasta aquí hago yo) para pasar a organizarlas de acuerdo a los procesos a los que responde.
El principal problema radica en que se escogio de manera apresurada un empleado para un cargo tan importante como jefe de compras donde recae demasiada responsabilidad, teniendo en cuenta que los stock minimos que se manejan en una institucion de estas deben ser reabastecidos inmediatamente, sin llegar a presentar faltantes. El sistema de calidad es tan nulo que nisiquiera para ingresar un nuevo empleado a la institucion se aplico su debido proceso.
La asignacion de las labores no se esta haciendo de la mejor manera,el control de calidad si esta haciendo como suele suceder se realizan las auditorias y no se dan la importancia, el tiempo para la revision el jefe encargado asume que las personas que realizan las labores son las calificadas y no hace destion del desempeño de su area
Esta compañía claramente presenta una ruptura en su proceso logístico. Al ubicarlo en una de las cuatro etapas, definitivamente tendríamos que ponerla en la más incipiente, es decir, en donde se visualiza la logística como un simple proceso de comprar y almacenar. Es más, tal vez ni a este nivel alcanza, porque ni siquiera estas dos partes elementales de la logística se están haciendo bien. No están controladas, que es lo más grave y las directivas no conocen el tema y no quieren aceptar las realidades. Se tiene gente con problemas de valores.
El problema es muy claro, basicamente el procedimiento es poco eficiente y por ende con aras de conseguir resultados pronto terminan tomandose atajos que traen consigo errores como el del caso presente. Los dos errores ocacionados fueron:1.Error en el procedimiento de selección de personal. Seguramente se cuenta con un proceso de selección pero el afan de conseguir la persona primó sobre el procedimiento establecido. 2.Error de seguimiento en el proceso de abastecimiento. Al parecer el procedimiento no contemple el seguimiento de las ordenes tramitadas.
Se debe abonar el seguimiento que aunque reactivo realizo del caso el Dr papagayo, sin embargo al parecer nadie en la clínica maneja y conoce el tema logístico.
Es claro que algo hizo falta, y es la logística, es la coordinación entre las diferentes áreas de la clínica y las diferentes actividades inmersas en un procedimiento tan delicado como lo es una cirugía y más aún un transplante. Es la coordinación entre lo que se hace, lo que se busca y quiénes lo desarrollan.
No se aseguraron todos los recursos indispensables para la ejecucion del proceso. Importante que el seguimiento a las OC sea agragado dentro de los roles de la persona de compras y no existe una comunicacion efectiva entre las areas, las recomendaciones de las auditorias son la prioridad para trabajarlas y se deben ver como oportunidades de mejora, asi en la siguiente ya se aseguren.
Las áreas de compras y el almacén deben tener una comunicación constante y retroalimentación continua de lo que suceda en un día normal; el sistema de información debe generar las requisiciones necesarias del almacén al área de Compras al llegar a un stock mínimo de inventario calculando los lead time de cada producto al tener en cuenta que son productos críticos, costosos y especializados.
el proceso se debe revisar desde el tema de proveedores, ya que los tiempos de entrega son muy altos para actividades del sector salud.
Los procesos al interior de la empresa requieren revision y re estructuracion a partir de las actividades de cada area para lograr mayor interaccion entre dichas areas y optimizar el flujo de informacion...clara oportuna y veraz
juyl - jose, nos presentan dos ideas en el sistema de caldad y en el proceso, podrian apliar y ubicar lo que nos quieren decir ? y esto como se une a lo demas procesos de la clinica
Pensaría que esta reorganización por procesos tendría que iniciar por analizar que hace la clínica actualmente con respecto a los pacientes, que atenciones maneja o es capaz de manejar. Definir niveles de criticidad, ya que hay procedimientos médicos que no puden dar espera y otros que pueden atenderse con alguna espera. Desde el punto de vista del abastecimiento, hay que reorganizar e integrar la bodega, compras y despachos como uno solo, el objetivo debe ser común, entregar los medicamentos en el momento indicado.
El problema mas que en el proceso, esta en los ejecutores y en los controles, estos estan sueltos sin nadie que verifique que si se estan desarrollando de la manera correcta y nadie que prenda alarmas en el momento indicado, definitivamente las personas lideres de los procesos no estan cumpliendo con su labor de supervisar que las actividades se llevan a feliz termino
El área integradora de los procesos dentro de una clinica especializada debe estar a cargo de un profesional de la salud preferiblemente con alguna formacion en administracion.
Esta persona tendra a cargo conocer la necesidad del proceso completo de la clinica. Coordinara el trabajo con compras dado su conocimiento para adquirir lo necesario en el momento justo y en cantidades necesarias. asi mismo apoyara el area administrativa con seguimiento y control de la data de los pacientes y tratar de minimizar el riesgo de equivocaciones en las solicitudes de procedimientos quirurgicos.
El caso muestra un claro desorden en los procesos de la organización, donde se han visto los procesos que deben desarrollar las personas para que funcionen las actividades bien, sin embargo quedan vacios al no ver a la organización como un todo, en una gestión integral, por eso se presentan estos problemas, vacios y evasiones de responsabilidades.
El proceso logístico es muy elemental, está enfocado en comprar medicamentos y almacenarlos, pero no se hace bien porque el proceso definido para ello no se sigue como debiera hacerse. Los controles no se tienen, el manejo que se da a las situaciones es muy folclórico. Existe la cultura de culparse el uno al otro y no de adoptar procesos que redunden en beneficio del sistema. Se tiene iniciativa pero no hay acabativa.
las actividades que deben desarrollar cada una de las areas las definimos cuando tenemos claro el mapa de la organización. Cuando esta persona llega a la empresa lo ideal es que no tenga que realizar inducción y que solo sea llegar a su puesto de trabajo y arranque. Pero cuando nos detenemos y validamos que areas interactuan con el pueden ser todas las de la organización.
El proceso se manejaria de la siguiente forma: El almacen siempre debe permanecer con un stock de los medicamentos que supla el tiempo de la recompra de estos elementos al momento de solicitarlo al departamento de compras. Compras debe realizar la solicitud al proveedor en el tiempo estipulado para la compra de ese elemento. Cada elemento del Hospital debe tener su parametrizacion para el tiempo de compra ya que todos no tienen el mismo tiempo de llegada a la institucion desde el momento de la compra. El proveedor debera reabastecer en el tiempo de la solicitus al almacen en el momento que se solicite o si no se deben aplicar las polizas de incunplimiento. El sistema de calidad principalmente se basa en la culturizacion del personal de la institucion sobre el riezgo de no hacer su trabajo a cabalidad y seguir todos los procedimientos acordes a su cargo.
Creemos que deben existir 7 procesos: Sistemas de Información, Gestión de Infraestructura; Gestión de Abastecimiento, Gestión de Personal, Auditoría Médica, Proceso Administrativo, Proceso de Hospitalización y cirugías.
la clinica debe organizarse en 7 procesos a mi concepto fundamenteales:
sistemas de informacion gestion de infraestructura gestion de abastecimiento gestion de personal auditoria medica gestion administrativa hospitalizacion y cirigia
La clinica Sanitos debe redefinir su planeacion estrategica, donde revise cuales son sus factores de exito y realice un mapa de procesos que incluya todas las areas funcionales y las de soporte que permita que se tengan los controles mediante indicadores en cada area y una auditoria de los mismo en cada proceso.
* Subsistema de proveedores, tanto de medicamentos como de donantes. * Subsistema de cirugias. * Subsistema Post-operatorio.
Los procesos deben ser definidos por área específica, siempre en función del buen servicio que se le quiere prestar al cliente.
Bajo este orden de ideas los procesos pudieran ser, para el caso de un subsistema clave que sería el de cirugias, los siguientes :
* Proceso de diagnóstico del paciente. * Proceso de toma de toma de muestras y exámenes. * Proceso de evaluación de los resultados obtenidos. * Proceso de avance quirúrgico.
Proceso de optimizacion de inventarios: Revisar los parametros de reposicion, segun comportamiento de cada medicamento en los ultimos años, teniendo en cuenta tiempos de entrega por parte de los proveedores. Proceso de recibo y chequeo organos: Para avalar que lo que se recibe es lo que se pidio. Proceso de seguimiento a recomendaciones de auditorias(En este es importante que la auditoria este bien hecha) Proceso de planeacion intervenciones: Este debe asegurar todas la htas y recursos que se necesitan para intervenir, si no estan no se programa. Proceso seleccion: Debe garantizar que las personas integrantes de la empresa cumplen con las competencias para el desarrollo de sus funciones.
1. De Planeación. PAra las actividades prequirurgicas y postquirurgicas, sistemas información integral que lleven la trazabilidad de los donantes, pacientes, recursos necesarios y alarmas para abastecimiento.
2. De Abastecimiento.
Control de medicamentos criticos, trazabilidad de la orden de compra, control fisico de inventarios como caducidad de los medicamentos, y una excelente politica de inventarios.
3. De Recursos Humanos.
Cumplimiento de los requisitos de selección, definición de perfiles y responsabilidades, personal acorde y capacitado para cada tarea.
4. De Verificación.
Prequirurgicas, como tipos de sangre, la ubicación del paciente, el estado del donante, si es apto o no etc; verificaciones postquirurgicas como los cuidados al paciente, los medicamentos necesarios las terapias, los seguimientos a las historias clinicas de los pacientes; lista de chequeo de los recursos necesarios ´para las operaciones, auditorias internas.
La clínica debe empezar por identificar los procesos funcionales y los transversales, y de esta forma evitar vacíos y evasiones de responsabilidades al creer que es algo que “no tengo que hacer yo sino el otro”, lo cual se presenta cuando todos los procesos son funcionales. Si bien el área de suministros tiene dentro de sus procesos principales la compra y el manejo de inventario de manera eficiente, la planeación de necesidades y la comunicación de la información son procesos que en cada área que requiera de suministros deben estar presentes. De esta forma deben identificarse todos los procesos que apliquen en diferentes áreas y asignar actividades, tareas y procedimientos con responsables claramente definidos. Por lo tanto se deberian identificar como funcionales: Cirugia, recuperación, abastecimiento, y como transversales: auditoria, planeación, sistemas de información.
La clínica Los Sanitos debe tener los siguientes procesos, entre otros: Area de Suministros: COMPRAS, ALMACENAMIENTO, SISTEMAS DE INFORMACION, DISTRIBUCION Area de Sala de Cirugía: PROGRAMACION, INSTRUMENTACION QUIRURGICA Area de Recuperación: OBSERVACIÓN, UCI, HABITACION.
Interaccion con los sistemas de la clinica, para conocr el estado de sus productos y el inventario en tiempo real.
SUMINISTROS:
Sistema de informacion integrados con las demas areas. Control sobre el inventario fisico de los productos. Creacion de sistemas de alerta para realizar las requisiciones.
SALA DE CIRUGIA:
Integracion de sistemas de informacion con todas las areas. Planeacion de las requisiciones y control sobre estas. Validacion de los recursos, equipos e implemetos necesarios para antes, durante y despues de la cirugia.
RECUPERACION.
Sistemas de informacion integrados con la demas areas de la clinica. Implemetacion de lista de chequeo para corroborar la existencia y disponibilidad de equipos, implementos y reursos para realiar las cirugias en la clinica.
En todas las area se debe implemetar una auditoria interna que permita el autocontrol de los procesos y la retroalimentacion a que haya lugar de una manera acertiva, oportuna y efectiva.
Lo primero que debe tener en cuenta la empresa, es que sin importar la cantidad y tipo de procesos que tenga, para que la empresa funcione eficazmente, necesita interrelacionarlos entre sí. La clínica los sanitos requiere mantener un proceso de compras, un proceso de sistemas de información y un proceso de planeación que trabajen en forma transversal en la estructura de la compañia y aparte mantener un control de sus procesos básicos de cirugía, medicina general, urgencias, etc los cuales deben ser constantemente auditados y retroalimentados. Adicionalmente es importante contar un un excelente sistema de comunicación y flujo de información que permita a cada área (proveedores, suministro, sala de cirugía y recuperación)conocer el estado de cada uno de los procesos de la empresa
1. Definir como ente prestador servicio, que tiene como fin salvar vidas por medio de la donación de organos;que es lo que quiero y que es lo que necesito. La comunidad a la cual voy a servir. Quienes seran mis proveedores y clientes.
2. Identifacar en lugar donde me encuentro frente a las demas organizaciones prestadores de salud.
3. Realizar el mapa de la organización, contando con una misión y visión de lo quiero hacer con la entidad y que valor dara a la sociedad.
Desde este momento ya podemos definir, que es lo que necesito, en que momento, cuanto y dafinir el proceso que liderara estas actividades dentro de la organización.
PROCESO COMPRAS Y SUMINISTRO: el objetivo es tener el control de los mínimos de inventario permitidos por cada uno de los productos que debe haber en el almacén y realizar todas las actividades necesariar para adquirirlos y hacerlos llegar al almacén. PROCESO ALMACENAMIENTO Y DESPACHO: el objetivo es almacenar y preservar los productos comprados por la institución y entregarlos en el lugar indicado en el momento indicado. PROCESO PLANEACIÓN: el objetivo es realizar la planeación de actividades especiales y ordinarias, coordinando cómo interactúan las diferentes áreas a lo largo de toda la organización; definiendo los recursos que se necesitan y quién los debe suministrar
Adicional a los procesos verticales de cada área, la clínica debe reforzar los procesos transversales de:
PLANEACION, se debe estimar fechas esperadas de cirugías y establecer alarmas, se debe determinar capacidades necesaria de cada recurso (salas de cirugía, cirujanos, medicamentos etc.) se debe tener contacto directo con los pacientes, donantes, y recursos internos de la clínica con el fin de planear y coordinar cada una de las actividades antes del momento de la donación (actividades con mayor incertidumbre y por lo tanto riesgo) y actividades posterior al evento de donación las cuales ya son mas concretas y determinadas.
EJECUCIÓN: el protagonismo de la clínica debe ser incluso previo al procedimiento quirúrgico como tal. Se debe tener especial cuidado en las actividades prequirúrgicas y garantizar el correcto desarrollo de las actividades quirúrgicas y posquirúrgicas dentro de la clínica.
VERIFICAR: siempre se debe estar verificando el cumplimiento de cada una de las actividades y controles establecidos, la clínica debe dar seguimiento a las no conformidades y sugerencias producto del sistema de gestión de calidad implementado. Es importante mantener el seguimiento a toda la cadena iniciando desde el donante pasando por el paciente hasta el control del estado y disponibilidad de cada recurso que vaya o pueda intervenir en el proceso quirúrgico.
CORREGIR: teniendo en cuenta que el inicio del proceso se produce por un evento inesperado la mayoría de las veces, se debe hacer énfasis en las actividades que la clínica puede controlar y corregir a tiempo cada una de las falencias detectadas en los procesos controlados.
Inicialmente se deben desarrollar procesos del area de abastecimiento, como son compras e inventarios, estos procesos deben estar relacionados entre si de manera que permitan el flujo de informacion.
Los procesos a desarrollar son
Proceso de inventariosInventarios, se deben definir politicas claras de inventarios, realizando pronosticos de la demanda, definir inventarios de seguridad, controlar el inventario real en bodega.
Proceso de compras, donde se definiran las politicas de de puesta de orden y evaluacion de proveedores.
Proceso de planificacion, donde se definen las actividades de para seguimiento y control.
Me falto el de compras importante el hacerle seguimiento a las OC, tener un portal de evaluacion de proveedores con el fin de comprarle a los que son confiables y han cumplido con las condiciones.
Los procesos que deben tener son : 1. Programacion de Cirugias 2. Gestion de Abastecimiento 3. Gestion de invetarios 4. Seleccion de personal 5. Sistema de informacion 6.Auditoria y control 7.
1. Proceso de compras. 2. Proceso de planificación. 3. Proceso de almacenamiento.
El diseño de los procedimientos debe tener inmerso el ciclo de mejoramiento continuo (planear-hacer-verificar-actuar) sin pasar por alto el seguimiento de las actividades, que bajo mi parecer fue su falla mas grave.
Este caso nos rfleja una situación critica en el proceso de abastecimiento de una clinica, que tiene como objetivo primario , cuidar y mejorar las condiciones de vida de sus pacientes.
ResponderEliminarVemos como la logistica de esta empresa no se encuentra orientada a procesos y es necesario establecer una rorganización de la misma.
Igualmente nos encontramos en una clinica , quien tiene que desarrollar una logistica especializada , ya que se trata de un transplante , donde el servicio es recibido directamente por el paciente. Esta consideracion es importante establecer para definir un proceso relacionado con la logistica de acuerdo on la cadena productiva y de valor.
Una pregunta sencilla... de que operaron al Juan?
Trasplante de riñon
ResponderEliminarARC
A Juan lo operaron de un transplante de riñon; pero dentro de la invetigación que se esta haciendo hablan de transplante de hígado...
ResponderEliminarA Juan le hicieron un transplante de riñon
ResponderEliminarFue un transplante de hígado, aunque originalmente fue programado de riñon...
ResponderEliminarPero luego hablan de un medicamento posquirurgico para el higado
ResponderEliminarComo veran , hay confusión, entonces me pregunto... una clinica especializada, con mucha fama en este tipo de transplantes, como puede ocurrir que no se teng certeza de que opraron a un paciente?
ResponderEliminarSegu esto el roceso que esta afectado no solo seria de suministros, sino de sistemaS de información
ResponderEliminarEl transplante fue de riñon
ResponderEliminarA Juan le realizaron un transplante de riñón
ResponderEliminarLos sistemas de informacion estan a lo largo de la red de operaciones de la clinica y una falla en cualquier punto (data de pacienetes) en este caso genera que la cadena de actividades se vea totalmente afectada.
ResponderEliminarJuan tuvo un transplante de riñon, una segunda oportunidad para mejorar su calidad de vida, la cual no fue bien suplida por la clinica al no contar con un elemento de mantenimiento. El proceso "operacion" fue exitosa, los controles que debia tener la clinica "mantenimiento" del paciente no se dieron por falta de compromiso de un elemento de la cadena de suministros.
ResponderEliminarEn la investigación hablan de traslate de Higado, el paciente estaba programado para trasplante de riñon
ResponderEliminarJuan necesita un trasplante de riñon
ResponderEliminarEs posible ya que no se utilizaron protocolos para la medicación, el médico solamente le comentó a la enfermera.
ResponderEliminartransplante de riñon
ResponderEliminarjuliana cogollo
Jose Luis Porras
No solamente el sistema de informacion , donde dejamos el proceso organizacional como tal o tambien la cultura etica de la clinica, por ejemplo.
ResponderEliminarComo es posible que la clinica queda en manos de dos auxiliares de suministros, donde esta el sistema de calidad?
Donde está la auditoria medica, hay una administrtiva preocupada por una caja menor , mientras los pacientes se mueren
el responsable... el teléfono roto
ResponderEliminarEl problema radica en que existen los controles internos pero no les da la importancia requerida y no se les hace seguimiento.
ResponderEliminarARC
A juan le hicieronm un transplante de riñon.
ResponderEliminarNo hay flujo de informacion, se observan fallas de comunicacion en todos los procesos
ResponderEliminarAlejandra, desarrolla procesos , como podemos incluirlos en esta clinica, piensa en que procesos se podria estructurar
ResponderEliminarEl donante que consiguieron para Juan era de Higado.
ResponderEliminarTransplante de riñón
ResponderEliminarA juan lo operaron de un transplante de riñon.
ResponderEliminarLa información no está fluyendo de la manera adecuada en esta institución; al programarse una cirugía de transplante de cualquier órgano se debe verificar si se cuenta con los recursos preoperatorios como postoperatorios para poder proceder a realizar dicha cirugía; no hubo sincronización dentro de los procesos internos de la clínica; lo que la sacaría del círculos de entidad "especializada"
ResponderEliminarPrimero hay un problema de seguimiento a las labores realizadas, en muchas de las organizaciones es muy común que se realizan las actividades pero no se hace seguimiento a su efectividad o cumplimiento, o si tuvo algún impacto en algún proceso de la empresa. A nivel organizacional, se actúa funcionalmente para tratamientos que requieren niveles organizacionales por procesos
ResponderEliminarEl proceso de compras debe estar en cabeza de una persona responsable, con formacion medica y comprometida con la clinica. Deben tener alarmas en diferentes niveles para que no se presente desabastecimiento y contar con planes B de abastecimiento con otras clinicas.
ResponderEliminarInicialmente habla de un transplante de riñón y luego hablan de uno de hígado.
ResponderEliminarL afalta de competencias de las personas encargadas en procesos claves genera que los procesos queden en manos de personal que aunque tengan las ganas de aportar no tienen la formación adecuada.
ResponderEliminarLa cultura organizacional es deficiente en cuanto a cumplimiento de procesos por lo uqe la improvisación (contratacion rapida y por amistad en este caso)genera daños a los procesos de cada area.
La falta de interaccion entre clientes y proveedores internos genera demoras en la realización de tareas vitales para la clinica; adicionalmente la falta de seguimiento y control a los requerimientos por parte tanto de los encargados directos del proceso, como de los jefes inmediatos.
El inconvenientes es que la clinica no tiene etablecidos los proceso o no los lleva a cabo,
ResponderEliminarejemplo el caso de contratación no se realizo el proceso como es.
De acuerdo a las definiciones anteriores, estarían en la logística de mover y guardar, necesitando estar en un nivel de cadena de suministro.
ResponderEliminarLo operaron de transplante de riñon
ResponderEliminarUna clinica especializada no podria realizar un procedimiento tan delicado sin verificar los suministro ...no esta funcionando el sistema de calidad.... no funciona los sistemas de alertas para un medicamento tan delicado...falta gestion de abastecimiento....falta compromiso del personal no es posible que el del inventario se quedo con lo correos y no actua antes.... el departamento de gestion humana pasa por encima los procedimientos por amistad
ResponderEliminarLa direccion como cabeza visible de la organizacion debe tomar las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de los procesos, en actividades criticas, se deben definir los controles y estos deben ser claros y coherentes y realizar el seguimiento correspondiente
ResponderEliminarEn la clínica pueden tener definidos los procesos pero claramente se evidencia un grave problema en la función control. Cómo es posible que la persona a cargo del proceso de compras haya sido seleccionado por influencia de su amigo. Los procedimientos deben ser muy precisos y más aún tratándose de que un error puede cobrar la vida de un ser humano.
ResponderEliminarEn primera instancia considero que un paso a seguir seria validar el flujo del proceso de actividades princiales de la clinica para realizar un mapa de integracion de areas, las responsabilidades de cada una y el flujo de información para clientes y proveedores internos de la clinica. Esto incluye procedimientos de seguimiento y control a dichas actividades.
ResponderEliminarDefinitivamente existe un problema de organización y de orden no solamente logístico, sino administrativo. Si me parece importante concentrarnos en el eje del negocio "los pacientes", pero no se puede dejar de lado los controles administrativos (uso de los fondos de caja menor), el manejo debe ser integral, la compañía debe avanzar paralelamente en todos los frentes.
ResponderEliminarLos procesos deben estar bien diseñados, no se puede depender de las personas para que los resultados se den.
ResponderEliminaroscar lizarazo, que eapas incluye un proceso com eque nos esas describiendo?
ResponderEliminarcomo se engrana con abastecimiento?
cmo se estructura un abastecimieno en esa cinica qu no genere estos problemas?
Pirmero la definicón de los cargos que son necesarios para el desarrollo de la estructura.
ResponderEliminarPara las organizaciones debe ser claro el proceso de selección, que se debe manejar para cada cargo y de manos de los gerentes esta hacer la validación de las competencias.
juancaros, pr favor piense en procesos , no en actividads
ResponderEliminarUna burocracia demasiado esquematizada, hace que en las empresas se queden muchas cosas sin solucion. En este caso hubo un fallo general ene l esquema de administracion, ya que la falta de control y seguimiento, repercutió en la perdida de una vida.
ResponderEliminarLa clínica tendría que estructurarse desde su gerente general para abajo, transformando las actividades funcionales con frontera (hasta aquí hago yo) para pasar a organizarlas de acuerdo a los procesos a los que responde.
ResponderEliminarEl principal problema radica en que se escogio de manera apresurada un empleado para un cargo tan importante como jefe de compras donde recae demasiada responsabilidad, teniendo en cuenta que los stock minimos que se manejan en una institucion de estas deben ser reabastecidos inmediatamente, sin llegar a presentar faltantes.
ResponderEliminarEl sistema de calidad es tan nulo que nisiquiera para ingresar un nuevo empleado a la institucion se aplico su debido proceso.
alejandra, que incluye el poceso de compras que ns hablas?
ResponderEliminarLa asignacion de las labores no se esta haciendo de la mejor manera,el control de calidad si esta haciendo como suele suceder se realizan las auditorias y no se dan la importancia, el tiempo para la revision el jefe encargado asume que las personas que realizan las labores son las calificadas y no hace destion del desempeño de su area
ResponderEliminardiego nova, nos estas haciendo descripcion del caso, por favor piena n prcesos y los presentas
ResponderEliminarcielo,nos aplias por favor el proceso que comntas y los qe faltanrían ?
ResponderEliminarEsta compañía claramente presenta una ruptura en su proceso logístico. Al ubicarlo en una de las cuatro etapas, definitivamente tendríamos que ponerla en la más incipiente, es decir, en donde se visualiza la logística como un simple proceso de comprar y almacenar. Es más, tal vez ni a este nivel alcanza, porque ni siquiera estas dos partes elementales de la logística se están haciendo bien. No están controladas, que es lo más grave y las directivas no conocen el tema y no quieren aceptar las realidades. Se tiene gente con problemas de valores.
ResponderEliminarjuliana, por favor piena en proceso y nos presentas tu propuesta
ResponderEliminarEl problema es muy claro, basicamente el procedimiento es poco eficiente y por ende con aras de conseguir resultados pronto terminan tomandose atajos que traen consigo errores como el del caso presente.
ResponderEliminarLos dos errores ocacionados fueron:1.Error en el procedimiento de selección de personal. Seguramente se cuenta con un proceso de selección pero el afan de conseguir la persona primó sobre el procedimiento establecido. 2.Error de seguimiento en el proceso de abastecimiento. Al parecer el procedimiento no contemple el seguimiento de las ordenes tramitadas.
Se debe abonar el seguimiento que aunque reactivo realizo del caso el Dr papagayo, sin embargo al parecer nadie en la clínica maneja y conoce el tema logístico.
ResponderEliminarAlexander Rodriguez C
Es claro que algo hizo falta, y es la logística, es la coordinación entre las diferentes áreas de la clínica y las diferentes actividades inmersas en un procedimiento tan delicado como lo es una cirugía y más aún un transplante. Es la coordinación entre lo que se hace, lo que se busca y quiénes lo desarrollan.
ResponderEliminarNo se aseguraron todos los recursos indispensables para la ejecucion del proceso. Importante que el seguimiento a las OC sea agragado dentro de los roles de la persona de compras y no existe una comunicacion efectiva entre las areas, las recomendaciones de las auditorias son la prioridad para trabajarlas y se deben ver como oportunidades de mejora, asi en la siguiente ya se aseguren.
ResponderEliminarleardo, no desarrolles comentarios al caso, piensa en procesos y los presentas
ResponderEliminarLas áreas de compras y el almacén deben tener una comunicación constante y retroalimentación continua de lo que suceda en un día normal; el sistema de información debe generar las requisiciones necesarias del almacén al área de Compras al llegar a un stock mínimo de inventario calculando los lead time de cada producto al tener en cuenta que son productos críticos, costosos y especializados.
ResponderEliminarel proceso se debe revisar desde el tema de proveedores, ya que los tiempos de entrega son muy altos para actividades del sector salud.
ResponderEliminarLos procesos al interior de la empresa requieren revision y re estructuracion a partir de las actividades de cada area para lograr mayor interaccion entre dichas areas y optimizar el flujo de informacion...clara oportuna y veraz
Perdon por la demora, fue operado de un trasnsplante de riñon,
ResponderEliminarjuyl - jose, nos presentan dos ideas en el sistema de caldad y en el proceso, podrian apliar y ubicar lo que nos quieren decir ? y esto como se une a lo demas procesos de la clinica
ResponderEliminarviviana , hablanos del sistma organizacionl y lo pocesos que incluyen
ResponderEliminarhugo solano, describe el proeso logistico que nos hablas
ResponderEliminarPensaría que esta reorganización por procesos tendría que iniciar por analizar que hace la clínica actualmente con respecto a los pacientes, que atenciones maneja o es capaz de manejar. Definir niveles de criticidad, ya que hay procedimientos médicos que no puden dar espera y otros que pueden atenderse con alguna espera. Desde el punto de vista del abastecimiento, hay que reorganizar e integrar la bodega, compras y despachos como uno solo, el objetivo debe ser común, entregar los medicamentos en el momento indicado.
ResponderEliminarluis felipe, ok los errores , ahora necesitamos que pienses en procesos que no generen los errores que presentas
ResponderEliminarEl problema mas que en el proceso, esta en los ejecutores y en los controles, estos estan sueltos sin nadie que verifique que si se estan desarrollando de la manera correcta y nadie que prenda alarmas en el momento indicado, definitivamente las personas lideres de los procesos no estan cumpliendo con su labor de supervisar que las actividades se llevan a feliz termino
ResponderEliminaralexander rodriguez, ok tu inquietud , pero necesito que pienses en procesos y los presentes
ResponderEliminarLucia , ok tu aporte y comentario , ahora presenta los procesos que debe tener la clinica
ResponderEliminarEl área integradora de los procesos dentro de una clinica especializada debe estar a cargo de un profesional de la salud preferiblemente con alguna formacion en administracion.
ResponderEliminarEsta persona tendra a cargo conocer la necesidad del proceso completo de la clinica. Coordinara el trabajo con compras dado su conocimiento para adquirir lo necesario en el momento justo y en cantidades necesarias. asi mismo apoyara el area administrativa con seguimiento y control de la data de los pacientes y tratar de minimizar el riesgo de equivocaciones en las solicitudes de procedimientos quirurgicos.
harold , ok el comentario , pero ahora necesito que peinses en procesos
ResponderEliminarEl caso muestra un claro desorden en los procesos de la organización, donde se han visto los procesos que deben desarrollar las personas para que funcionen las actividades bien, sin embargo quedan vacios al no ver a la organización como un todo, en una gestión integral, por eso se presentan estos problemas, vacios y evasiones de responsabilidades.
ResponderEliminaroscar lizarazo, es claro lo que dices pero no esta presentado en terminos de procesos, favor desarrollarlos
ResponderEliminarEl proceso logístico es muy elemental, está enfocado en comprar medicamentos y almacenarlos, pero no se hace bien porque el proceso definido para ello no se sigue como debiera hacerse. Los controles no se tienen, el manejo que se da a las situaciones es muy folclórico. Existe la cultura de culparse el uno al otro y no de adoptar procesos que redunden en beneficio del sistema. Se tiene iniciativa pero no hay acabativa.
ResponderEliminarlas actividades que deben desarrollar cada una de las areas las definimos cuando tenemos claro el mapa de la organización. Cuando esta persona llega a la empresa lo ideal es que no tenga que realizar inducción y que solo sea llegar a su puesto de trabajo y arranque. Pero cuando nos detenemos y validamos que areas interactuan con el pueden ser todas las de la organización.
ResponderEliminarEl proceso se manejaria de la siguiente forma:
ResponderEliminarEl almacen siempre debe permanecer con un stock de los medicamentos que supla el tiempo de la recompra de estos elementos al momento de solicitarlo al departamento de compras.
Compras debe realizar la solicitud al proveedor en el tiempo estipulado para la compra de ese elemento.
Cada elemento del Hospital debe tener su parametrizacion para el tiempo de compra ya que todos no tienen el mismo tiempo de llegada a la institucion desde el momento de la compra.
El proveedor debera reabastecer en el tiempo de la solicitus al almacen en el momento que se solicite o si no se deben aplicar las polizas de incunplimiento.
El sistema de calidad principalmente se basa en la culturizacion del personal de la institucion sobre el riezgo de no hacer su trabajo a cabalidad y seguir todos los procedimientos acordes a su cargo.
PARA TODOS:
ResponderEliminarA PARTIR DE LA EXPLICACION SOBRE SISTEMAS- SUBSISTEMAS-PROCESOS-ACTIVIDADE Y TAREAS- DEFINIR LOS PROCESOS COMO DEBE ORGANIZARSE LA CLINIA LOS SANITOS
Creemos que deben existir 7 procesos: Sistemas de Información, Gestión de Infraestructura; Gestión de Abastecimiento, Gestión de Personal, Auditoría Médica, Proceso Administrativo, Proceso de Hospitalización y cirugías.
ResponderEliminarla clinica debe organizarse en 7 procesos a mi concepto fundamenteales:
ResponderEliminarsistemas de informacion
gestion de infraestructura
gestion de abastecimiento
gestion de personal
auditoria medica
gestion administrativa
hospitalizacion y cirigia
CREAR EL MAPA DE PROCESOS
ResponderEliminarLas entradas son la necesidades de los usuarios y la salida es la satisfacción de los mismos.
Definir procesos prioritarios como:
Consultas, Hospitazación etc.
Definir procesos de apoyo como:
Almacenamiento, Gestión de compras, transporte, mantenimiento.
Definir proceso de Evaluación como:
Evaluación y control
La clinica Sanitos debe redefinir su planeacion estrategica, donde revise cuales son sus factores de exito y realice un mapa de procesos que incluya todas las areas funcionales y las de soporte que permita que se tengan los controles mediante indicadores en cada area y una auditoria de los mismo en cada proceso.
ResponderEliminarEl sistema sería la clínica como tal.
ResponderEliminarLos subsistemas serían :
* Subsistema de proveedores, tanto de medicamentos como de donantes.
* Subsistema de cirugias.
* Subsistema Post-operatorio.
Los procesos deben ser definidos por área específica, siempre en función del buen servicio que se le quiere prestar al cliente.
Bajo este orden de ideas los procesos pudieran ser, para el caso de un subsistema clave que sería el de cirugias, los siguientes :
* Proceso de diagnóstico del paciente.
* Proceso de toma de toma de muestras y exámenes.
* Proceso de evaluación de los resultados obtenidos.
* Proceso de avance quirúrgico.
Proceso de optimizacion de inventarios: Revisar los parametros de reposicion, segun comportamiento de cada medicamento en los ultimos años, teniendo en cuenta tiempos de entrega por parte de los proveedores.
ResponderEliminarProceso de recibo y chequeo organos: Para avalar que lo que se recibe es lo que se pidio.
Proceso de seguimiento a recomendaciones de auditorias(En este es importante que la auditoria este bien hecha)
Proceso de planeacion intervenciones: Este debe asegurar todas la htas y recursos que se necesitan para intervenir, si no estan no se programa.
Proceso seleccion: Debe garantizar que las personas integrantes de la empresa cumplen con las competencias para el desarrollo de sus funciones.
Los procesos son:
ResponderEliminar1. De Planeación.
PAra las actividades prequirurgicas y postquirurgicas, sistemas información integral que lleven la trazabilidad de los donantes, pacientes, recursos necesarios y alarmas para abastecimiento.
2. De Abastecimiento.
Control de medicamentos criticos, trazabilidad de la orden de compra, control fisico de inventarios como caducidad de los medicamentos, y una excelente politica de inventarios.
3. De Recursos Humanos.
Cumplimiento de los requisitos de selección, definición de perfiles y responsabilidades, personal acorde y capacitado para cada tarea.
4. De Verificación.
Prequirurgicas, como tipos de sangre, la ubicación del paciente, el estado del donante, si es apto o no etc; verificaciones postquirurgicas como los cuidados al paciente, los medicamentos necesarios las terapias, los seguimientos a las historias clinicas de los pacientes; lista de chequeo de los recursos necesarios ´para las operaciones, auditorias internas.
La clínica debe empezar por identificar los procesos funcionales y los transversales, y de esta forma evitar vacíos y evasiones de responsabilidades al creer que es algo que “no tengo que hacer yo sino el otro”, lo cual se presenta cuando todos los procesos son funcionales. Si bien el área de suministros tiene dentro de sus procesos principales la compra y el manejo de inventario de manera eficiente, la planeación de necesidades y la comunicación de la información son procesos que en cada área que requiera de suministros deben estar presentes. De esta forma deben identificarse todos los procesos que apliquen en diferentes áreas y asignar actividades, tareas y procedimientos con responsables claramente definidos. Por lo tanto se deberian identificar como funcionales: Cirugia, recuperación, abastecimiento, y como transversales: auditoria, planeación, sistemas de información.
ResponderEliminarLa clínica Los Sanitos debe tener los siguientes procesos, entre otros:
ResponderEliminarArea de Suministros: COMPRAS, ALMACENAMIENTO, SISTEMAS DE INFORMACION, DISTRIBUCION
Area de Sala de Cirugía: PROGRAMACION, INSTRUMENTACION QUIRURGICA
Area de Recuperación: OBSERVACIÓN, UCI, HABITACION.
Además deben existir procesos transversales como: PLANEACION, AUDITORIA, CALIDAD, TALENTO HUMANO.
PROVEEDORES:
ResponderEliminarInteraccion con los sistemas de la clinica, para conocr el estado de sus productos y el inventario en tiempo real.
SUMINISTROS:
Sistema de informacion integrados con las demas areas.
Control sobre el inventario fisico de los productos.
Creacion de sistemas de alerta para realizar las requisiciones.
SALA DE CIRUGIA:
Integracion de sistemas de informacion con todas las areas.
Planeacion de las requisiciones y control sobre estas.
Validacion de los recursos, equipos e implemetos necesarios para antes, durante y despues de la cirugia.
RECUPERACION.
Sistemas de informacion integrados con la demas areas de la clinica.
Implemetacion de lista de chequeo para corroborar la existencia y disponibilidad de equipos, implementos y reursos para realiar las cirugias en la clinica.
En todas las area se debe implemetar una auditoria interna que permita el autocontrol de los procesos y la retroalimentacion a que haya lugar de una manera acertiva, oportuna y efectiva.
La clinica debe tener encuenta el proceso de sistemas de informacion, planeacion, abastecimiento,administacion, operacion- hospitalizacion y control.
ResponderEliminarLo primero que debe tener en cuenta la empresa, es que sin importar la cantidad y tipo de procesos que tenga, para que la empresa funcione eficazmente, necesita interrelacionarlos entre sí. La clínica los sanitos requiere mantener un proceso de compras, un proceso de sistemas de información y un proceso de planeación que trabajen en forma transversal en la estructura de la compañia y aparte mantener un control de sus procesos básicos de cirugía, medicina general, urgencias, etc los cuales deben ser constantemente auditados y retroalimentados. Adicionalmente es importante contar un un excelente sistema de comunicación y flujo de información que permita a cada área (proveedores, suministro, sala de cirugía y recuperación)conocer el estado de cada uno de los procesos de la empresa
ResponderEliminar1. Definir como ente prestador servicio, que tiene como fin salvar vidas por medio de la donación de organos;que es lo que quiero y que es lo que necesito. La comunidad a la cual voy a servir. Quienes seran mis proveedores y clientes.
ResponderEliminar2. Identifacar en lugar donde me encuentro frente a las demas organizaciones prestadores de salud.
3. Realizar el mapa de la organización, contando con una misión y visión de lo quiero hacer con la entidad y que valor dara a la sociedad.
Desde este momento ya podemos definir, que es lo que necesito, en que momento, cuanto y dafinir el proceso que liderara estas actividades dentro de la organización.
PROCESO COMPRAS Y SUMINISTRO: el objetivo es tener el control de los mínimos de inventario permitidos por cada uno de los productos que debe haber en el almacén y realizar todas las actividades necesariar para adquirirlos y hacerlos llegar al almacén.
ResponderEliminarPROCESO ALMACENAMIENTO Y DESPACHO: el objetivo es almacenar y preservar los productos comprados por la institución y entregarlos en el lugar indicado en el momento indicado.
PROCESO PLANEACIÓN: el objetivo es realizar la planeación de actividades especiales y ordinarias, coordinando cómo interactúan las diferentes áreas a lo largo de toda la organización; definiendo los recursos que se necesitan y quién los debe suministrar
Adicional a los procesos verticales de cada área, la clínica debe reforzar los procesos transversales de:
ResponderEliminarPLANEACION, se debe estimar fechas esperadas de cirugías y establecer alarmas, se debe determinar capacidades necesaria de cada recurso (salas de cirugía, cirujanos, medicamentos etc.) se debe tener contacto directo con los pacientes, donantes, y recursos internos de la clínica con el fin de planear y coordinar cada una de las actividades antes del momento de la donación (actividades con mayor incertidumbre y por lo tanto riesgo) y actividades posterior al evento de donación las cuales ya son mas concretas y determinadas.
EJECUCIÓN: el protagonismo de la clínica debe ser incluso previo al procedimiento quirúrgico como tal. Se debe tener especial cuidado en las actividades prequirúrgicas y garantizar el correcto desarrollo de las actividades quirúrgicas y posquirúrgicas dentro de la clínica.
VERIFICAR: siempre se debe estar verificando el cumplimiento de cada una de las actividades y controles establecidos, la clínica debe dar seguimiento a las no conformidades y sugerencias producto del sistema de gestión de calidad implementado. Es importante mantener el seguimiento a toda la cadena iniciando desde el donante pasando por el paciente hasta el control del estado y disponibilidad de cada recurso que vaya o pueda intervenir en el proceso quirúrgico.
CORREGIR: teniendo en cuenta que el inicio del proceso se produce por un evento inesperado la mayoría de las veces, se debe hacer énfasis en las actividades que la clínica puede controlar y corregir a tiempo cada una de las falencias detectadas en los procesos controlados.
Alexander Rodriguez Corredor
Inicialmente se deben desarrollar procesos del area de abastecimiento, como son compras e inventarios, estos procesos deben estar relacionados entre si de manera que permitan el flujo de informacion.
ResponderEliminarLos procesos a desarrollar son
Proceso de inventariosInventarios, se deben definir politicas claras de inventarios, realizando pronosticos de la demanda, definir inventarios de seguridad, controlar el inventario real en bodega.
Proceso de compras, donde se definiran las politicas de de puesta de orden y evaluacion de proveedores.
Proceso de planificacion, donde se definen las actividades de para seguimiento y control.
Me falto el de compras importante el hacerle seguimiento a las OC, tener un portal de evaluacion de proveedores con el fin de comprarle a los que son confiables y han cumplido con las condiciones.
ResponderEliminarLos procesos que deben tener son :
ResponderEliminar1. Programacion de Cirugias
2. Gestion de Abastecimiento
3. Gestion de invetarios
4. Seleccion de personal
5. Sistema de informacion
6.Auditoria y control
7.
La clinica debe contar con los siguientes procesos principales:
ResponderEliminar1. Procedimientos quirurgicos.
2. Consultas.
3. Recuperación.
4. Atención de urgencias.
Procesos de apoyo:
1. Proceso de compras.
2. Proceso de planificación.
3. Proceso de almacenamiento.
El diseño de los procedimientos debe tener inmerso el ciclo de mejoramiento continuo (planear-hacer-verificar-actuar) sin pasar por alto el seguimiento de las actividades, que bajo mi parecer fue su falla mas grave.