COMENTARIO PARA TODOS Nos encontramos en una empresa de servicio, un hospitl, cuyo proceso de abastecimiento no se encuentra como tal , ya queno esta integrado; se encuentra como un nivel de tareas, no como funciones. La planeación de las operaciones , los eventos inesperados, la funcion del inventario en una empresa y en especial, de este tip de servicio, encuentra y presenta rupturas de seguimiento. es necesario resentar una propuesta de solucion a esta situacion que se presenta en actividad logistica y de supply chain
Efectivamente el hospital cuenta con diferentes falencias en la cadena productiva y en este caso el problema inicia o el eslabon se rompe en un proceso de contratacion deficiente, solo por llenar espacios de la manera mas rapina sin medir consecuencias. Pero no podemos recargar toda esta responsabilidad a un personaje, es evidente que falta cooperacion, integracion, del planeador, de los inventarios, pues ellos tambien tienen la informacion del comportamiento de los comsumos para los medicamentos criticos. En resumen se recomienda uina mejor integracion de los procesos. Att: Leydy Andrea Carreño Gaviria
Para tener un proceso de abastecimiento optimo, se requiere de trabajo en equipo de cada uno de sus integrantes, personal idoneo,capacitado, ademas es importante definir roles, responsabilidades en cada una de las areas para evitar cuestionar "QUIEN TUVO LA CULPA".
El ciclo de abastecimiento es la sumatoria de toda la informacion y toma de decisiones.
Este caso encierra varias falencias iniciando desde el proceso de contratacion pasando por el seguimiento del jefe de suministros hasta lo mas importante que es el apoyo en un sistema de informacion de inventarios donde puedan tener los acceso los proveedores via web con clave para suministrar los productos de acuerdo a su rotacion y clasificacion de importancia (inventarios ABC) de igual manera puede reducir costos en el proceso reemplazando una de las personas de esta cadena.
El caso plantea el rastreo del problema hasta llegar al punto clave. Aunque a primera vista podría pensarse en un único responsable, también cabría la posibilidad de hacer un análisis detallado de la estructura orgánica y funcional del hospital.
En primer lugar, parece ser que es necesario replantear las interrelaciones y en especial la comunicación entre los diferentes procesos de la organización. Además, el proceso de compras parece estar desarticulado, lo que conduce a la aparición de brechas que no permiten identificar potenciales fallas a tiempo.
La clinica se encuentra inmersa en situaciones donde la desconfianza entre las areas y las operaciones empeiza po la cabeza, es decir por el director de la clínica, quien recurre a las mentiras para cubrir el error cometido.
En el area de logistica , se encuentra una situacion critica donde dos funcionarios de segundo nivel , se han saltado al jefe , alestar en frente a una situacion de crisis, denotando una absuluto desconocimiento a la autoridad y mando del area.
Los procesos no tiene conexion con las funciones y las tareas, reflejado en la duda que genera la pregunta: - que le operaron a Juan ... el transplante fue de higado o fue de riñon?
El caso planteado muestra una ineficiencia de una área la cual conlleva a consecuencias tan graves como la que ocurrió en la “Clínica los sanitos”.
El problema aquí tiene varias causas:
- El área de Recursos Humanos fue muy permisiva y realmente no cumplió con su función de contratación de un funcionario apto para el cargo desencadenando una problemática entre varias áreas y la operación de la clínica. - Es evidente que para el desempeño de un cargo se deben cumplir ciertos requisitos y perfiles que caracterizan a la persona en su desempeño laboral y hacen que su trabajo sea óptimo. - Por más que una persona tenga una amplia preparación académica no quiere decir que no necesite un entrenamiento previo del cargo que va a desempeñar, todos los trabajos son diferentes y es imprescindible su entrenamiento. - El hecho de que el personaje Carlos no conozca su operación al interior tiene como consecuencia que este no visualice la importancia de su cargo y la responsabilidad que de el depende.
Estos casos ocurren con muchísima frecuencia al interior de las compañías donde la burocracia y el manejo de las relaciones traen como consecuencia hechos como este, sin embargo en otras situaciones no necesariamente es porque sea amigo si no porque el personaje no conoce o no quiere conocer su operación al detalle solo se dedica a dar ordenes sin importar lo que este por medio de esto.
La aplicación de la logística en las empresas debe ser de manera integral entendiendo la palabra integral como un proceso que involucra a todas las áreas, de suma importancia es recurso humano; en este caso en particular además de tener en cuenta el efectivo desarrollo de cada uno de los procesos para la entrega de productos efectiva, se debe dar mayor importancia en empresas donde el producto es una vida, tomando mayor importancia uno de los eslabones de la cadena: la selección del personal, que falló totalmente y es este el problema raíz que se debe atacar y tomar las medidas correctivas de inmediato para evitar no un cliente insatisfecho sino una tragedia.
comentario para Leydy: nos podrias presentar una propuesa para que el hospital pase de tarea a proceso? es un brinco fuerte , pero hay que hacerlo debido a la urgencia que se tiene frente a la organizacion del area logistica, es decir convertirla en un area de supply chain.
comentario para dayan:como integrarias las areas, como llevar a un area mas alla de la busqueda del culpable o del error, como fortalecer la counicacion conjunta frente a unas tareas que trabajan por su lado?
mensaje para fabio: como replantearias la funcion de compras en esta clinica, en especial incluyendo la funcion de los inventarios y la de planeacion de la misma
Es evidente que no se realizo una adecuada selección de personal, ya que la vinculación del señor Carlos no se hizo de la manera más adecuada, en donde se presenta el primer error. Adicional a esto el grado de amistad de Pepito con Carlos lo llevo a que confiara en el sin saber que a pesar de sus preparación académica, ere una persona con un grado de irresponsabilidad bastante grande perjudicando a la organización en una de las actividades mas importantes en un hospital. Además no existe un control estricto para cada uno de los procesos que se generan en esta organización.
comentario para sandra, es correcto cuando nos llamas la atencion sobre lo que ocurre en muchas empresas frente a personas que llegan con muchos conocimientos , ahora llevanos a un planteamiento donde pasemos de la seleccion de personas y personalismos a una estructura del area para el correcto funcionamiento de la clinica
Se recomienda intergar los sistemas de informacion, planear los requerimientos de la empresa basados en una gestion de la demanda es decir implementar procesos de analisis de la informacion a tiempo real de los pacientes. Aplicar procesos como el fulfillment, seguimiento de los pedidos, tiempos de entrega, analisis de reposicion de inventarios, niveles de servicion, etc.
Es evidente que el caso nos presenta un planteamiento original, donde nos presenta la situacion alrededor de los personalismos para los cargos, rompiendo todos los criterios existentes sobre la existencia de procesos de seleccion , los cuales deben fortalecer a los procesos de la empresa. Estos procesos, al no existir y al estar la organizacion anclada en la lista de funciones de cada persona , se llega a la construccion de islas.
En el area logistica se debe hacer un analisis de estas islas y pasar en un primer nivel a la integracion de funciones para posteriormente continuar hacia la construccion de procesos.
Este cambio involucra a todos en la organizacion y la modificacion del modelo mental existente en la interpretacion de la transformacion del servicio en la clinica.
Comentario para Lydyok , buen marco de trabajo, ahora toma algunos de los elementos que nos estas proponiendo y llevalo a la clinica, como seria , paso a paso, concreto
Se debe definir responsabilidades y roles, tener comunicacion constante con inventarios,gestores de compra. Contar con personal capacitado.
Los inventarios: Tener definido maximos y minimos en sus inventarios, pasrametros de reposicion, ademas aquellos medicamentos que sean CRITICOS (que no deben faltar)se debe clasificar de acuerdo a su prioridad y manifestar al comprador de la criticidad de cada uno de ellos. Identificar la rotacion de medicamentos. Enviar solicitudes a compras de manera consolidada, esto ayudaria a una mejor negociacion (volumen) entre el gestor y proveedor.
Gestor de compras: Contar con estrategias como acuerdo de precios con proveedores que suministran los medicamentos de mayor rotacion y aquellos que son clasificados como criticos.
Sugiero que Administraciona de Inventarios y compras deben programar reuniones sistematica es una buena manera de inciar el trabajo en equipo.
Podemos mejorar a traves de tres pasos: planear; desarrollar y controlar apoyandonos en un sistema de informacion, como es una empresa de servicios de salud es indispensable establecer obligatoriamente antes de una cirujia o cualquier tipo de procedimiento el diligenciamiento de un check list con lo cual se minimizaran casos como el de Juan que seguramente el Doctor Papagayo se hubiera dado cuenta de la falta del medicamento antes del transplante.
En la actividad logística, esta empresa no debe basarse en solo tareas de almacenamiento o de recibo sino que debe inculcarse al personal encargado que el proceso que desarrollan involucran actividades que tienen un inicio y un fin pero que ese fin debe ser un fin satisfactorio, de lo contrario debe reportarse la inconformidad de inmediato ya que funciona como un cliente interno no satisfecho.
La suply chain debe plantearse desde una mejora que incluya una real integración desde los proveedores con la empresa y esta con sus pacientes o clientes finales, y al interior del hospital indispensable la continua supervisión y verificación del cumplimiento de los procedimientos establecidos para cada área, si actuan de manera integral, cualquier anormalidad debe ser de inmediato analizada para encontrar soluciones a tiempo, si inventarios observa que no ha sido satisfecha su necesidad debe de inmediato informar para apagar a tiempo el incendio que pueda formarse.
El proceso lógico de la función compras da el flujo correcto: Planeación debe verificar con inventarios para que luego se puedan generar las órdenes.
Esta función necesariamente debe apoyarse en un Sistema de Información robusto que integre las necesidades, las existencias, las órdenes y las recepciones directamente sin tener que depender del uso de medios como los mails. De esta manera, se puede rastrear cualquier falencia o problema potencial a tiempo.
Comentario para Dayan ; la propuesta que nos jaces es muy cercana a lo que esta en el caso, una persona que maneja los maximos y minimos, una que hace los requerimientos , otra que coloca la oc y un jefe ( que no ahce nada ); como tomar lo que nos dices y llevar a un nivel mayor?
- Se debe llegar a la integración del sistema de información de la clínica con información actualizada para la toma de decisiones y la correcta planeación de los recursos, esto abarcaría, el tema requerimientos, inventarios, ordenes de compra, pedidos, seguimientos y obviamente la interacción de cada área. - Revisión de las funciones de los cargos y las responsabilidades de cada uno en el ciclo, porque si es evidente un quiebre de comunicación entre las diferentes áreas y de no saber quien responde porque. - Es evidente la necesidad de una política clara de compras acerca de este tipo de medicamento que deber tener un inventario mínimo en bodega. Sandra M Vargas M
Comentario para Carlos Javier La lista de cheque es operativa en la sala de cirugia , estamos antes de la operacion. Porque no nos ampliar lo relacionado con el sistema de informacion y como construir un verdadero proceso?
Se debe tener en cuenta la preparación académica de la persona pero sobre todo la experiencia, y que esta ultima este lo mas enfocada posible para lo que requiere la organización, con un buen proceso de selección se puede llegar a la persona adecuada. Cuando me refiero al control de cada una de las actividades, es que cada persona debe cerciorarse de que cada tarea sea confirmada por la persona siguiente reportándole que se realizo la actividad y que esta en pleno conocimiento para seguir con el proceso, de esta manera creo que no se presentarían este tipo de inconvenientes que llevaron a la muerte de Juan.
Pues en este caso la propuesta de cambio inicia en cambiar al responsable del area de compras. En este primer paso, es importante que la gestión de recursos humanos asegure una selección basandose en las especificaciones en cuanto: Educación, formación, experiencia y habilidades descritas en el perfil del cargo de Jefe de Compras; seguido de esto cumplir el instructivo o documento que la compañia tenga diseñado para sus procesos de seleccion aplicando las respectivas pruebas, entrevistas y verificando que la experiencia sea acorde. Una vez seleccionada la persona, deben proceder a evaluar su competencia y en base a los resultados preparar un cronograma de inducción y capacitación de acuerdo a los requerimientos del cargo.
Ahora, teniendo claro el tema inicial. Se dede realizar una reestructutación general del PROCESO DE COMPRAS, donde no pueden estar separados el manejo de inventarios, requerimientos y recepciones de materias primas. De esta forma, se deben evaluar las entradas y las salidas en cada etapa del proceso: planeación, ejecución, verificación y mejoramiento, detectando su directa relación y sometiendolo a constante revisión.
Es muy evidente la falta de planeación en la organización desde la contratación de personal ideneo que pueda ejercer muy bien las funciones asignadas al cargo.
Adicionalmente la falta de supervisión de las funciones por parte del personal superior. que por cuestion de "amistad" evade la responsabilidad.
Se nota evidentemente falta de seguimiento a los controles expuesto como auditoria y departamento de apoyo.
Por lo anterior es importante tener un mejor control y asegurados los procesos internos con el fin de ofrecer un mejor servicio externo.
Con un buen sistema de información logístico que conecte todas y cada una de las áreas que hacen parte de la organización. Y si es posible que esta conexión se pueda llevar hasta los proveedores, lo cual optimizaría cada una de las actividades de la clínica.
El Jefe de suministros (Pepito Pérez) no cumple una función específica. A lo largo de todo el caso no se evidencia su trabajo. Es un cargo que puede replantearse.
Ahora, él alcance de la función compras debe determinarse así:
Desde la solicitud de suministros (primera entrada) hasta la recepción del suministro y su distribución a la función de interés (almacén o farmacia, aseo, administración...)
Entonces, el planeador del hospital, debe recibir las requisiciones de las otras funciones. A continuación, verifica las existencias con almacén (inventarios) y posteriormente, entrega a compras las necesidades reales para que se generen las órdenes.
Finalmente, tenemos la recepción y distribución que debe hacerse en conjunto con inventarios.
Así en cada etapa hay un claro responsable, así como unas entradas y salidas a la vez que emisores y receptores de información.
El señor jefe de suministros no ejerce ningún tipo de labor en este proceso, puesto que la gestión de proveedores y de transportes debe correr por cuenta de compras.
QUIEN LE PONE EL CASCABEL AL GATO? TENEMOS UN DIRECTOR DE LA CLINICA QUE ES JUEZ Y PARTE DE LA SITUACION , INTERVINO A JUAN Y AHORA SE QUIERE LAVAR LAS MANOS...DE UNA MANERA QUE NO SOLO ES CUESTIONADO MORAL Y ETICAMENTE , TAMBIEN PUEDE LLEVAR A LA CLINICA A LA QUIEBRA POR CIERRE , YA QUE LA ESPOSA DE JUAN PUDE DEMANDAR
CREO QUE CON UNA PRESION DE UNA DEMANDA , TODOS EN LA CLINICA SE VAN A QUERER LAVAR LAS MANOS Y CAERIAN TODOS , YA QUE DIRECTOR DICE AL FINAL ..."Y AHORA QUE LE VAMOSSSSSS A DECIR A ...." INVOLUCRANDO A TODOS EN ESTA SITUACION
CARLOS ESTA CUMPLIENDO CON SU TRABAJO, SI AM MI ME DICEN EN UN CARGO , COLOQUE COMPRAS, ES DECIR DIGITE!, NO TEMGO LA RESPONSABILIDAD OBRE LA COMPRA YA UQE VOY ELABORANDO EN LA MEDIDA QUE ME LLEGAN, ADICIONAL A QUE ES MAL TRABAJADOR , ES DECIR NO ES LA PERSONA , ES EL DISEÑO DEL CARGO LO QUE ESTA MAL
Integración y retroalimentación entre procesos: la planeación de requerimientos debe basarse además en la información que el inventario del hospital le de, este proceso debe hacer efectiva su comunicación hacia compras quien a su vez entrega los requerimiento: medicamentos e información a inventarios. Todos, partiéndo de la base que existe en recurso humano donde las personas que ocupan los cargos tienen el perfil adecuado para ello y igualmente han recibido una capacitación adecuada.
Al terminar el re-diseño del proceso y detectar la relación entre cada cargo, se deben dfinir alertas para el sistema de información, lo que le permitira a los responsables identificar estas situaciones criticas, pero sobre todas las cosas se conformara como herramienta de control para director quien podra hacer un seguimiento en tiempo "real".
* Cambiar al jefe por una persona que realmente conozca la importancia de contar con los medicamentos en el momento oportuno. La persona seleccionada debe ser lider del proceso.
* promover la comunicacion con cada area por medio de acercamiento con cada uno de sus empleados, y crear confianza en ellos.
* Definir indicadores y objetivos para cada una de las areas, con el fin de medir la gestion y avance.
Es correcto la lista de chequeo es operativa pero como lo comente minimiza las falencias de ultimo momento. El proceso optimo debe darse en inicio desde el proveedor luego de dar cumplimiento a todos los parametros de politicas de compra basado en las mejores practicas del maercado, apoyado luego en el sistema de la clinica donde previamente a tenido acceso via web y avalado por el jefe de compras (suponemos anterior a esto que se ha tenido un manejo por parte del almacen que reitero se apoyaria en el mismo sistema que arroja alertas de acuerdo al producto; naturaleza cantidades minimas en stop etc..)
1. Definir de manera clara los departamentos de la clinica, teniendo en cuenta que nuestro producto es el paciente. (cadena de abastecimiento) 2. Implemnetar sistemas de informacion para que manejemos todos la informacion a tiempo real. 3. Asignar perfiles y responsables competentes a cada uno de los departamentos. 4. Implantar controles en las areas que tienen mayor impacto, estos controles se encargaran de realizar seguimiento a los procesos, analisis de las no conformidades.
El replanteamiento de los procesos, las funciones de cada uno de sus responsables debe ser total, desde el gerente del hospital, quien es el ejemplo de como se alcanzar los objetivos en la empresa.
1. integración total de todas las áreas 2. Planeacion de los recursos desde las necesidades de cada paciente prevista en cada cita medica y alimentadas a través del sistema de información 3. Esta planeación de ser hacia atrás con cada proveedor de Materia Prima o de producto terminado teniendo con base una gestión de demanda originada en cada paciente que acude a esta clínica. 4. Los procesos internos de la compañía en cada área deben ser claros y bien definidos teniendo un alcance y un indicador que permita evaluar su desarrollo normal en todas las áreas y ante cualquier anormalidad medir la gestión del mismo y aplicar correctivos. 5. Así mismo esta planeacion debe permitir mantener los productos de los cuales depende la vida de las personas e igualmente todos los productos que requiera la operación normal del hospital en un inventario óptimo para la compañía el cual le aporte tanto rentabilidad en costos y responsabilidad ante la vida de cada uno de los pacientes.
COMENTARIO PARA TODOS
ResponderEliminarNos encontramos en una empresa de servicio, un hospitl, cuyo proceso de abastecimiento no se encuentra como tal , ya queno esta integrado; se encuentra como un nivel de tareas, no como funciones. La planeación de las operaciones , los eventos inesperados, la funcion del inventario en una empresa y en especial, de este tip de servicio, encuentra y presenta rupturas de seguimiento. es necesario resentar una propuesta de solucion a esta situacion que se presenta en actividad logistica y de supply chain
Efectivamente el hospital cuenta con diferentes falencias en la cadena productiva y en este caso el problema inicia o el eslabon se rompe en un proceso de contratacion deficiente, solo por llenar espacios de la manera mas rapina sin medir consecuencias. Pero no podemos recargar toda esta responsabilidad a un personaje, es evidente que falta cooperacion, integracion, del planeador, de los inventarios, pues ellos tambien tienen la informacion del comportamiento de los comsumos para los medicamentos criticos. En resumen se recomienda uina mejor integracion de los procesos.
ResponderEliminarAtt: Leydy Andrea Carreño Gaviria
Para tener un proceso de abastecimiento optimo, se requiere de trabajo en equipo de cada uno de sus integrantes, personal idoneo,capacitado, ademas es importante definir roles, responsabilidades en cada una de las areas para evitar cuestionar "QUIEN TUVO LA CULPA".
ResponderEliminarEl ciclo de abastecimiento es la sumatoria de toda la informacion y toma de decisiones.
Att: Dayan Madariaga M
Este caso encierra varias falencias iniciando desde el proceso de contratacion pasando por el seguimiento del jefe de suministros hasta lo mas importante que es el apoyo en un sistema de informacion de inventarios donde puedan tener los acceso los proveedores via web con clave para suministrar los productos de acuerdo a su rotacion y clasificacion de importancia (inventarios ABC) de igual manera puede reducir costos en el proceso reemplazando una de las personas de esta cadena.
ResponderEliminarEl caso plantea el rastreo del problema hasta llegar al punto clave. Aunque a primera vista podría pensarse en un único responsable, también cabría la posibilidad de hacer un análisis detallado de la estructura orgánica y funcional del hospital.
ResponderEliminarEn primer lugar, parece ser que es necesario replantear las interrelaciones y en especial la comunicación entre los diferentes procesos de la organización.
Además, el proceso de compras parece estar desarticulado, lo que conduce a la aparición de brechas que no permiten identificar potenciales fallas a tiempo.
La clinica se encuentra inmersa en situaciones donde la desconfianza entre las areas y las operaciones empeiza po la cabeza, es decir por el director de la clínica, quien recurre a las mentiras para cubrir el error cometido.
ResponderEliminarEn el area de logistica , se encuentra una situacion critica donde dos funcionarios de segundo nivel , se han saltado al jefe , alestar en frente a una situacion de crisis, denotando una absuluto desconocimiento a la autoridad y mando del area.
Los procesos no tiene conexion con las funciones y las tareas, reflejado en la duda que genera la pregunta:
- que le operaron a Juan ... el transplante fue de higado o fue de riñon?
El caso planteado muestra una ineficiencia de una área la cual conlleva a consecuencias tan graves como la que ocurrió en la “Clínica los sanitos”.
ResponderEliminarEl problema aquí tiene varias causas:
- El área de Recursos Humanos fue muy permisiva y realmente no cumplió con su función de contratación de un funcionario apto para el cargo desencadenando una problemática entre varias áreas y la operación de la clínica.
- Es evidente que para el desempeño de un cargo se deben cumplir ciertos requisitos y perfiles que caracterizan a la persona en su desempeño laboral y hacen que su trabajo sea óptimo.
- Por más que una persona tenga una amplia preparación académica no quiere decir que no necesite un entrenamiento previo del cargo que va a desempeñar, todos los trabajos son diferentes y es imprescindible su entrenamiento.
- El hecho de que el personaje Carlos no conozca su operación al interior tiene como consecuencia que este no visualice la importancia de su cargo y la responsabilidad que de el depende.
Estos casos ocurren con muchísima frecuencia al interior de las compañías donde la burocracia y el manejo de las relaciones traen como consecuencia hechos como este, sin embargo en otras situaciones no necesariamente es porque sea amigo si no porque el personaje no conoce o no quiere conocer su operación al detalle solo se dedica a dar ordenes sin importar lo que este por medio de esto.
SANDRA M VARGAS M
La aplicación de la logística en las empresas debe ser de manera integral entendiendo la palabra integral como un proceso que involucra a todas las áreas, de suma importancia es recurso humano; en este caso en particular además de tener en cuenta el efectivo desarrollo de cada uno de los procesos para la entrega de productos efectiva, se debe dar mayor importancia en empresas donde el producto es una vida, tomando mayor importancia uno de los eslabones de la cadena: la selección del personal, que falló totalmente y es este el problema raíz que se debe atacar y tomar las medidas correctivas de inmediato para evitar no un cliente insatisfecho sino una tragedia.
ResponderEliminarAna M. Becerra A.
comentario para Leydy: nos podrias presentar una propuesa para que el hospital pase de tarea a proceso? es un brinco fuerte , pero hay que hacerlo debido a la urgencia que se tiene frente a la organizacion del area logistica, es decir convertirla en un area de supply chain.
ResponderEliminarcomentario para dayan:como integrarias las areas, como llevar a un area mas alla de la busqueda del culpable o del error, como fortalecer la counicacion conjunta frente a unas tareas que trabajan por su lado?
ResponderEliminarmensaje para carlos javier, que propuestas nos puedes desarrollar para modificar en una empresa la condicion que se esta presentando?
ResponderEliminarmensaje para fabio: como replantearias la funcion de compras en esta clinica, en especial incluyendo la funcion de los inventarios y la de planeacion de la misma
ResponderEliminarEs evidente que no se realizo una adecuada selección de personal, ya que la vinculación del señor Carlos no se hizo de la manera más adecuada, en donde se presenta el primer error. Adicional a esto el grado de amistad de Pepito con Carlos lo llevo a que confiara en el sin saber que a pesar de sus preparación académica, ere una persona con un grado de irresponsabilidad bastante grande perjudicando a la organización en una de las actividades mas importantes en un hospital. Además no existe un control estricto para cada uno de los procesos que se generan en esta organización.
ResponderEliminarFramauro Quintero
comentario para sandra, es correcto cuando nos llamas la atencion sobre lo que ocurre en muchas empresas frente a personas que llegan con muchos conocimientos , ahora llevanos a un planteamiento donde pasemos de la seleccion de personas y personalismos a una estructura del area para el correcto funcionamiento de la clinica
ResponderEliminarcomentario para framauro, por favor lee el comentario anterior qu le hice a sandra, aplicalo y presentanos una propuesta
ResponderEliminarSe recomienda intergar los sistemas de informacion, planear los requerimientos de la empresa basados en una gestion de la demanda es decir implementar procesos de analisis de la informacion a tiempo real de los pacientes. Aplicar procesos como el fulfillment, seguimiento de los pedidos, tiempos de entrega, analisis de reposicion de inventarios, niveles de servicion, etc.
ResponderEliminarCOMENTARIO PARA TODOS
ResponderEliminarEs evidente que el caso nos presenta un planteamiento original, donde nos presenta la situacion alrededor de los personalismos para los cargos, rompiendo todos los criterios existentes sobre la existencia de procesos de seleccion , los cuales deben fortalecer a los procesos de la empresa.
Estos procesos, al no existir y al estar la organizacion anclada en la lista de funciones de cada persona , se llega a la construccion de islas.
En el area logistica se debe hacer un analisis de estas islas y pasar en un primer nivel a la integracion de funciones para posteriormente continuar hacia la construccion de procesos.
Este cambio involucra a todos en la organizacion y la modificacion del modelo mental existente en la interpretacion de la transformacion del servicio en la clinica.
Comentario para Lydyok , buen marco de trabajo, ahora toma algunos de los elementos que nos estas proponiendo y llevalo a la clinica, como seria , paso a paso, concreto
ResponderEliminarSe debe definir responsabilidades y roles, tener comunicacion constante con inventarios,gestores de compra. Contar con personal capacitado.
ResponderEliminarLos inventarios: Tener definido maximos y minimos en sus inventarios, pasrametros de reposicion, ademas aquellos medicamentos que sean CRITICOS (que no deben faltar)se debe clasificar de acuerdo a su prioridad y manifestar al comprador de la criticidad de cada uno de ellos. Identificar la rotacion de medicamentos. Enviar solicitudes a compras de manera consolidada, esto ayudaria a una mejor negociacion (volumen) entre el gestor y proveedor.
Gestor de compras: Contar con estrategias como acuerdo de precios con proveedores que suministran los medicamentos de mayor rotacion y aquellos que son clasificados como criticos.
Sugiero que Administraciona de Inventarios y compras deben programar reuniones sistematica es una buena manera de inciar el trabajo en equipo.
Podemos mejorar a traves de tres pasos: planear; desarrollar y controlar apoyandonos en un sistema de informacion, como es una empresa de servicios de salud es indispensable establecer obligatoriamente antes de una cirujia o cualquier tipo de procedimiento el diligenciamiento de un check list con lo cual se minimizaran casos como el de Juan que seguramente el Doctor Papagayo se hubiera dado cuenta de la falta del medicamento antes del transplante.
ResponderEliminarEn la actividad logística, esta empresa no debe basarse en solo tareas de almacenamiento o de recibo sino que debe inculcarse al personal encargado que el proceso que desarrollan involucran actividades que tienen un inicio y un fin pero que ese fin debe ser un fin satisfactorio, de lo contrario debe reportarse la inconformidad de inmediato ya que funciona como un cliente interno no satisfecho.
ResponderEliminarLa suply chain debe plantearse desde una mejora que incluya una real integración desde los proveedores con la empresa y esta con sus pacientes o clientes finales, y al interior del hospital indispensable la continua supervisión y verificación del cumplimiento de los procedimientos establecidos para cada área, si actuan de manera integral, cualquier anormalidad debe ser de inmediato analizada para encontrar soluciones a tiempo, si inventarios observa que no ha sido satisfecha su necesidad debe de inmediato informar para apagar a tiempo el incendio que pueda formarse.
Ana M. Becerra A.
El proceso lógico de la función compras da el flujo correcto:
ResponderEliminarPlaneación debe verificar con inventarios para que luego se puedan generar las órdenes.
Esta función necesariamente debe apoyarse en un Sistema de Información robusto que integre las necesidades, las existencias, las órdenes y las recepciones directamente sin tener que depender del uso de medios como los mails. De esta manera, se puede rastrear cualquier falencia o problema potencial a tiempo.
Comentario para Dayan ;
ResponderEliminarla propuesta que nos jaces es muy cercana a lo que esta en el caso, una persona que maneja los maximos y minimos, una que hace los requerimientos , otra que coloca la oc y un jefe ( que no ahce nada ); como tomar lo que nos dices y llevar a un nivel mayor?
Comentario para Fabio:
ResponderEliminarComo aterrizas tu coemntario al hospital para llevarlo a una situacion diferente a la actual?
- Se debe llegar a la integración del sistema de información de la clínica con información actualizada para la toma de decisiones y la correcta planeación de los recursos, esto abarcaría, el tema requerimientos, inventarios, ordenes de compra, pedidos, seguimientos y obviamente la interacción de cada área.
ResponderEliminar- Revisión de las funciones de los cargos y las responsabilidades de cada uno en el ciclo, porque si es evidente un quiebre de comunicación entre las diferentes áreas y de no saber quien responde porque.
- Es evidente la necesidad de una política clara de compras acerca de este tipo de medicamento que deber tener un inventario mínimo en bodega.
Sandra M Vargas M
Comentario para Carlos Javier
ResponderEliminarLa lista de cheque es operativa en la sala de cirugia , estamos antes de la operacion.
Porque no nos ampliar lo relacionado con el sistema de informacion y como construir un verdadero proceso?
Se debe tener en cuenta la preparación académica de la persona pero sobre todo la experiencia, y que esta ultima este lo mas enfocada posible para lo que requiere la organización, con un buen proceso de selección se puede llegar a la persona adecuada. Cuando me refiero al control de cada una de las actividades, es que cada persona debe cerciorarse de que cada tarea sea confirmada por la persona siguiente reportándole que se realizo la actividad y que esta en pleno conocimiento para seguir con el proceso, de esta manera creo que no se presentarían este tipo de inconvenientes que llevaron a la muerte de Juan.
ResponderEliminarFramauro Quintero
Comentario para Sandra
ResponderEliminarok tu comentario sobre la supply chain , ahora por favor aterrizalo al caso
Pues en este caso la propuesta de cambio inicia en cambiar al responsable del area de compras. En este primer paso, es importante que la gestión de recursos humanos asegure una selección basandose en las especificaciones en cuanto: Educación, formación, experiencia y habilidades descritas en el perfil del cargo de Jefe de Compras; seguido de esto cumplir el instructivo o documento que la compañia tenga diseñado para sus procesos de seleccion aplicando las respectivas pruebas, entrevistas y verificando que la experiencia sea acorde. Una vez seleccionada la persona, deben proceder a evaluar su competencia y en base a los resultados preparar un cronograma de inducción y capacitación de acuerdo a los requerimientos del cargo.
ResponderEliminarAhora, teniendo claro el tema inicial. Se dede realizar una reestructutación general del PROCESO DE COMPRAS, donde no pueden estar separados el manejo de inventarios, requerimientos y recepciones de materias primas. De esta forma, se deben evaluar las entradas y las salidas en cada etapa del proceso: planeación, ejecución, verificación y mejoramiento, detectando su directa relación y sometiendolo a constante revisión.
Diana Uribe
Es muy evidente la falta de planeación en la organización desde la contratación de personal ideneo que pueda ejercer muy bien las funciones asignadas al cargo.
ResponderEliminarAdicionalmente la falta de supervisión de las funciones por parte del personal superior. que por cuestion de "amistad" evade la responsabilidad.
Se nota evidentemente falta de seguimiento a los controles expuesto como auditoria y departamento de apoyo.
Por lo anterior es importante tener un mejor control y asegurados los procesos internos con el fin de ofrecer un mejor servicio externo.
Comentario para Sandra
ResponderEliminarok tu comentario, nos podrias dar la estructura ideal para ti en este hospital?
Comentario para Framauro
ResponderEliminarComo estructurarias el proceso de supply chain en esta clinica?
Comentario para Diana , nos podrias aterrizar el proceso de compras?
ResponderEliminarComentario para Milena
ResponderEliminarComo estructuras una supply chain en esta clinica?
Con un buen sistema de información logístico que conecte todas y cada una de las áreas que hacen parte de la organización. Y si es posible que esta conexión se pueda llevar hasta los proveedores, lo cual optimizaría cada una de las actividades de la clínica.
ResponderEliminarFramauro Quintero
El Jefe de suministros (Pepito Pérez) no cumple una función específica. A lo largo de todo el caso no se evidencia su trabajo. Es un cargo que puede replantearse.
ResponderEliminarAhora, él alcance de la función compras debe determinarse así:
Desde la solicitud de suministros (primera entrada) hasta la recepción del suministro y su distribución a la función de interés (almacén o farmacia, aseo, administración...)
Entonces, el planeador del hospital, debe recibir las requisiciones de las otras funciones. A continuación, verifica las existencias con almacén (inventarios) y posteriormente, entrega a compras las necesidades reales para que se generen las órdenes.
Finalmente, tenemos la recepción y distribución que debe hacerse en conjunto con inventarios.
Así en cada etapa hay un claro responsable, así como unas entradas y salidas a la vez que emisores y receptores de información.
El señor jefe de suministros no ejerce ningún tipo de labor en este proceso, puesto que la gestión de proveedores y de transportes debe correr por cuenta de compras.
COMENTARIO PARA TODOS
ResponderEliminarQUIEN LE PONE EL CASCABEL AL GATO?
TENEMOS UN DIRECTOR DE LA CLINICA QUE ES JUEZ Y PARTE DE LA SITUACION , INTERVINO A JUAN Y AHORA SE QUIERE LAVAR LAS MANOS...DE UNA MANERA QUE NO SOLO ES CUESTIONADO MORAL Y ETICAMENTE , TAMBIEN PUEDE LLEVAR A LA CLINICA A LA QUIEBRA POR CIERRE , YA QUE LA ESPOSA DE JUAN PUDE DEMANDAR
CREO QUE CON UNA PRESION DE UNA DEMANDA , TODOS EN LA CLINICA SE VAN A QUERER LAVAR LAS MANOS Y CAERIAN TODOS , YA QUE DIRECTOR DICE AL FINAL ..."Y AHORA QUE LE VAMOSSSSSS A DECIR A ...." INVOLUCRANDO A TODOS EN ESTA SITUACION
CARLOS ESTA CUMPLIENDO CON SU TRABAJO, SI AM MI ME DICEN EN UN CARGO , COLOQUE COMPRAS, ES DECIR DIGITE!, NO TEMGO LA RESPONSABILIDAD OBRE LA COMPRA YA UQE VOY ELABORANDO EN LA MEDIDA QUE ME LLEGAN, ADICIONAL A QUE ES MAL TRABAJADOR , ES DECIR NO ES LA PERSONA , ES EL DISEÑO DEL CARGO LO QUE ESTA MAL
PREGUNTA... DE QUE OPERARON A JUAN..?
ResponderEliminarIntegración y retroalimentación entre procesos: la planeación de requerimientos debe basarse además en la información que el inventario del hospital le de, este proceso debe hacer efectiva su comunicación hacia compras quien a su vez entrega los requerimiento: medicamentos e información a inventarios. Todos, partiéndo de la base que existe en recurso humano donde las personas que ocupan los cargos tienen el perfil adecuado para ello y igualmente han recibido una capacitación adecuada.
ResponderEliminarAtte: Ana M. Becerra A.
GRACIAS A FRAMAURO Y A FABIO POR SUS COMENTARIOS Y PARTICIPACION
ResponderEliminarGRACIAS A SANDRA POR SUS COMENTARIOS Y PARTICIPACION
ResponderEliminarAl terminar el re-diseño del proceso y detectar la relación entre cada cargo, se deben dfinir alertas para el sistema de información, lo que le permitira a los responsables identificar estas situaciones criticas, pero sobre todas las cosas se conformara como herramienta de control para director quien podra hacer un seguimiento en tiempo "real".
ResponderEliminarDiana Uribe
Fue un trasplante de riñón.... no?
ResponderEliminar* Cambiar al jefe por una persona que realmente conozca la importancia de contar con los medicamentos en el momento oportuno.
ResponderEliminarLa persona seleccionada debe ser lider del proceso.
* promover la comunicacion con cada area por medio de acercamiento con cada uno de sus empleados, y crear confianza en ellos.
* Definir indicadores y objetivos para cada una de las areas, con el fin de medir la gestion y avance.
GRACIAS DIANA POR TU PARTICIPACION Y COMENTARIOS, LO MISMO A FABIO ( FAVOR LEER CON DETALLE EN EL CASO SI FUE HIGADO O RIÑON)
ResponderEliminarTrasplante de riñon.
ResponderEliminarEs correcto la lista de chequeo es operativa pero como lo comente minimiza las falencias de ultimo momento. El proceso optimo debe darse en inicio desde el proveedor luego de dar cumplimiento a todos los parametros de politicas de compra basado en las mejores practicas del maercado, apoyado luego en el sistema de la clinica donde previamente a tenido acceso via web y avalado por el jefe de compras (suponemos anterior a esto que se ha tenido un manejo por parte del almacen que reitero se apoyaria en el mismo sistema que arroja alertas de acuerdo al producto; naturaleza cantidades minimas en stop etc..)
ResponderEliminarGRACIAS DAYAN POR TU COMENTARIOS Y PARTICIPACION
ResponderEliminarGRACIAS CARLOS JAVIER POR TUS COMENTARIOS Y PARTICIPACION
ResponderEliminar1. Definir de manera clara los departamentos de la clinica, teniendo en cuenta que nuestro producto es el paciente. (cadena de abastecimiento)
ResponderEliminar2. Implemnetar sistemas de informacion para que manejemos todos la informacion a tiempo real.
3. Asignar perfiles y responsables competentes a cada uno de los departamentos.
4. Implantar controles en las areas que tienen mayor impacto, estos controles se encargaran de realizar seguimiento a los procesos, analisis de las no conformidades.
El replanteamiento de los procesos, las funciones de cada uno de sus responsables debe ser total, desde el gerente del hospital, quien es el ejemplo de como se alcanzar los objetivos en la empresa.
ResponderEliminarAna M. Becerra A.
1. integración total de todas las áreas
ResponderEliminar2. Planeacion de los recursos desde las necesidades de cada paciente prevista en cada cita medica y alimentadas a través del sistema de información
3. Esta planeación de ser hacia atrás con cada proveedor de Materia Prima o de producto terminado teniendo con base una gestión de demanda originada en cada paciente que acude a esta clínica.
4. Los procesos internos de la compañía en cada área deben ser claros y bien definidos teniendo un alcance y un indicador que permita evaluar su desarrollo normal en todas las áreas y ante cualquier anormalidad medir la gestión del mismo y aplicar correctivos.
5. Así mismo esta planeacion debe permitir mantener los productos de los cuales depende la vida de las personas e igualmente todos los productos que requiera la operación normal del hospital en un inventario óptimo para la compañía el cual le aporte tanto rentabilidad en costos y responsabilidad ante la vida de cada uno de los pacientes.
Sandra M vargas M
GRACIAS A LEYDY Y A SANDRA POR LA PARTICIPACION Y LOS COMENTARIOS
ResponderEliminarGRACIAS ANA POR TU PARTICIPACION Y COMENTARIOS
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